Sarlin Oy Ab

Sarlin 500 x 350 pxSarlin Oy Ab on teollisen paineilman, automaation sekä ympäristöystävällisen energiateknologian edelläkävijä.

Suomalaisena toimijana hengitämme samaa ilmaa asiakkaiden kanssa. Elämme samassa toimintaympäristössä kuin suomalainen teollisuus. Ymmärrämme sen kohtaamia haasteita ja näemme teknologian mahdollisuudet teollisen liiketoiminnan kehittäjänä. 

Toteutamme asiakkaillemme sopivimmat teknologiaratkaisut ja hoidamme niiden ylläpidon ja huollon. Uskomme pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin, jotka perustuvat avoimuuteen ja molemminpuoliseen luottamukseen.

Tietosuojaseloste

Sarlin Oy Ab ja
Sarlin Group Oy Ab TIETOSUOJASELOSTE


Markkinointi- ja asiakaskontaktit; Tavarantoimittajat
Henkilöstö

Yleistä

Yksityisyys on tärkeää jokaiselle ihmiselle. Siksi mekin olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme, henkilöstömme ja yhteistyökumppaneidemme yksityisyyttä. Vaikka myymme tuotteita ja palveluja yritysasiakkaille, edellyttää liiketoimintamme harjoittaminen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Sarlin käsittelee henkilöstöönsä ja asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset ja entiset asiakkaat, liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua palaamaan tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin.

Yhteisrekisterinpitäjät

Yhteisrekisterinpitäjinä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on seuraavat yritykset (jäljempänä myös “Sarlin” tai “me”):

Sarlin Oy Ab (y-tunnus: 0612683-5)
Sarlin Group Oy Ab ( y-tunnus: 2352221-5)

Sarlin vastaa tässä kuvatun henkilörekisterin tietoteknisestä ylläpidosta ja toimii myös keskitettynä yhteyspisteenä tietosuojakysymyksiin liittyen. Yritys toimii osoitteessa Kaivokselantie 3, 01610 Vantaa.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja millä perustein niitä käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita, toimittajia ja henkilöstöä koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen ja toimittamiseen liittyen. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä. Toteutamme mm. suoramarkkinointia sähköpostitse sekä lähettämällä asiakaslehteä ja etsimme uusia potentiaalisia asiakkaita, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi. Saattaa olla myös mahdollista, että tiettyjä suoramarkkinointiviestejä lähetämme vain, mikäli henkilö on antanut tähän suostumuksen.

Laskutus, perintä, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen hallinta. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää, reklamaatioita, tuki- ja ylläpitopalveluiden tarjoamista ja toimittamista sekä asiakaspalautteen hallintaa varten. Myymillämme tuotteilla ja järjestelmillä voi olla pitkä elinkaari, joten tarvitsemme asiakasyhteystietoja myös tätä varten. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa sopimuksen täyttäminen ja osin oikeutettu etumme.

Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja liiketoimintamme sekä tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito-, vero-, työsopimuslaeista johtuvat velvoitteet).

Henkilöstöhallinto. Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, mahdollisesti myös suostumus. Työnhakijoita koskevia tietoja käsittelemme myös suostumuksen perusteella, samoin työntekijöitä koskevia tietoja tilanteissa, joissa tietojen lähde on muu kuin työntekijä ja henkilötietoja ei ole sallittua käsitellä suoraan lain nojalla.

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme sekä toimittajiemme yhteyshenkilöihin ja henkilöstöön liittyviä henkilötietoja.

Keräämme asiakkaisiimme ja toimittajiimme liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä.

Tyypillisesti saatamme saada suoraan asiakkaalta tai toimittajalta seuraavia tietoja:

  • Yrityksen nimi
  • Henkilön nimi
  • Tehtävänimike tai toimenkuva
  • Matkapuhelin
  • Osasto / toiminto
  • Kategoriat, kuten kiinnostuksen kohteet (käytetään markkinoinnissa)
  • Työsähköposti
  • Markkinoinnin suostumukset / kiellot

Käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa muun muassa sähköpostimarkkinoinnin toteuttamiseksi, joten myös palveluntarjoajamme käsittelee ja ylläpitää sähköpostimarkkinointirekisteriämme ja siihen liittyviä markkinointikieltoja.

Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saamme henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksella muilta, kuten entisiltä työnantajilta tai kollegoilta.

Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Verotusta varten tarvittavat tiedot
  • Henkilötunnus
  • Palkanmaksuun tarvittavat tiedot
  • Yhteystiedot
  • Ay-jäsenmaksutiedot
  • Terveystiedot työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi
  • Huoltoautojen käyttäjien GPS-seurantaan perustuvat sijaintitiedot (ajoneuvokohtainen, autoa voi mahdollisesti ajaa useampikin henkilö)
  • Koulutus- ja pätevyystiedot
  • Työssä tarvittavat luvat

Ketkä käsittelevät tietojani ja luovutetaanko niitä muille?

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (pilvitallennuspalvelut tai muut verkkopohjaiset palvelut), sillä henkilötiedot kuten muutkin tiedot, säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa.

Käytämme alihankkijoita erityisesti seuraavissa asioissa: verkkosivuston kehittäminen, hosting ja ylläpito, CRM- ja ERP-järjestelmien ylläpito, konsernitason IT-tukipalvelut, palkanlaskenta- ja työajanhallinta sekä sähköpostimarkkinointi. Tapauskohtaisesti saatamme käyttää myös muita alihankkijoita, kuten rekrytointi- tai HR-konsultteja. Nämä alihankkijat katsotaan usein henkilötietojen käsittelijäksi suhteessa Sarliniin, joten huolehdimme alihankkijoita käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa vastaavassa yritysjärjestelyssä.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Koska tietoja tallennetaan ja käsitellään pääasiassa sähköisessä muodossa ja käytämme usein verkkopohjaisia palveluja henkilötiedon käsittelyyn, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita kuitenkin EU:n ulkopuolisissa maissa. Niinpä voi olla mahdollista, että joltain osin tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioidulle siirronsaajalle taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (eikä ole muuta käsittelyperustetta) taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Sovellettava laki kuitenkin saattaa edellyttää tiedon pitkäaikaistakin säilyttämistä (esim. kirjanpito- ja verolait, työsopimuslaki). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja, esimerkiksi henkilön itsensä ilmoittaessa tietojen virheellisyydestä taikka muutoin tietojärjestelmäpäivitysten yhteydessä.

Henkilötiedot tuhotaan 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.

Työhakemuksia säilytämme 12 kuukautta rekrytoinnin päättymisen jälkeen.

Miten henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin ja käyttöoikeuksien laajuus saattaa riippua käsiteltävistä henkilötiedoista, järjestelmistä ja käyttäjän roolista. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Monelta osin henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on pääasiassa pakollista kuitenkin siltä osin, että pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia. Niinpä henkilötietojen antaminen on pakollista asiakas- ja toimittajasuhteissa ainakin siltä osin, että voimme täytäntöönpanna sopimuksia. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Millaisia oikeuksia minulla on?

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sarlin.com.

Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sarlin.com.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sarlin.com, kirjallisesti alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen tai soittamalla +358 10 550 4000. Pyydämme sinua samalla todistamaan henkilöllisyytesi. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi omakätisesti allekirjoitetulla tarkastuspyynnöllä taikka esittämällä henkilötodistus tai kopio siitä, mutta tällöin sinun tulisi peittää henkilötunnus ja muut sellaiset tiedot, joita emme tarvitse henkilöllisyytesi todentamiseen. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Sarlin Oy Ab
Kaivokselantie 3
01610 Vantaa
Sposti: info@sarlin.com
Puh: +358 10 550 4000

Tietosuoja-asioita meillä hoitavat Päivi Lindgren asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteriin liittyvissä asioissa sekä Soili Björklund henkilöstöasioissa.